Jeśli zakupisz lub wynajmiesz u nas kserokopiarkę, przywieziemy Ci ją i wniesiemy do biura i oczywiście ustawimy we wskazanym miejscu. Podłączymy i skonfigurujemy. Możemy też służyć radą, w jakim konkretnie miejscu biura będzie najlepiej ją ustawić. Zresztą o tym właśnie jest poniższy wpis.
Ustawienie kserokopiarki w biurze to coś więcej niż tylko znalezienie miejsca, gdzie będzie stać. To urządzenie, które nie tylko służy do kopiowania dokumentów, ale również staje się sercem przepływu informacji w firmie. Jeśli kserokopiarka jest źle umiejscowiona, możesz stworzyć wokół niej ruchliwy punkt, który rozprasza pracowników albo doprowadza ich do szału. Dlatego warto dobrze przemyśleć, gdzie powinna stać i jak ją ustawić, żeby działała na korzyść całego biura.
W miejscu łatwo dostępnym…
Najważniejszą zasadą, której warto się trzymać, jest umieszczenie kserokopiarki w centralnym miejscu, które jest łatwo dostępne dla większości pracowników. Chodzi o to, by nikt nie musiał spacerować przez pół biura, by wydrukować dokument. Jednocześnie musisz pamiętać, żeby to nie było miejsce zbyt blisko biurek czy stanowisk pracy – kserokopiarki, mimo że coraz cichsze, wciąż generują pewien hałas, który może przeszkadzać w pracy. Lepiej, jeśli znajdzie się ona w strefie wspólnej, na przykład w pobliżu kuchni, korytarza czy przestrzeni przeznaczonej na drukarki, a nie w samym środku open space’u, gdzie będzie rozpraszać ludzi, którzy akurat próbują się skupić.
… ale nie zbyt ciasnym
Ważne jest również to, żeby kserokopiarka nie stała w miejscu, gdzie przepływ ludzi jest za duży. Umieszczenie jej w wąskim korytarzu to przepis na korki komunikacyjne w biurze. Kiedy kilku pracowników jednocześnie chce coś skopiować, a obok jeszcze ktoś przechodzi, może dojść do „zatoru”, który irytuje każdego. Z kolei za mała przestrzeń wokół maszyny to także problem w momencie, kiedy ktoś chce skorzystać z funkcji skanowania czy wymienić toner. Najlepiej zatem wybrać takie miejsce, które jest przestronne, ale jednocześnie nie znajduje się na głównej ścieżce biurowego ruchu.
Kolejnym aspektem, o którym często się zapomina, jest odpowiednia wentylacja. Kserokopiarki, zwłaszcza gdy pracują non stop, potrafią generować sporo ciepła, a do tego potrzebują miejsca, by wydobywające się z nich opary miały gdzie uciekać. Nie stawiaj więc urządzenia w małych, zamkniętych pomieszczeniach bez wentylacji. W takiej sytuacji powietrze może się nagrzewać, co nie jest zbyt komfortowe dla użytkowników, a i dla samego sprzętu też nie jest korzystne. Idealne miejsce to przestrzeń, gdzie urządzenie może „oddychać”, na przykład obok okna lub w dobrze wentylowanej strefie biura.
Prąd, wifi, kable, przedłużacze…
Oczywiście, nie można zapomnieć o dostępie do prądu. Kserokopiarka potrzebuje solidnego podłączenia do gniazdka elektrycznego, najlepiej z zabezpieczeniem przed przepięciami. Zadbaj też o łatwy dostęp do kabli, bo jeśli będą one się plątać pod nogami albo ktoś potknie się o przedłużacz, masz problem. Niby detal, ale bezpieczeństwo to podstawa.
Jeśli twoja kserokopiarka jest wyposażona w dodatkowe funkcje, jak skanowanie dokumentów do sieci czy bezpośrednie drukowanie z komputerów, upewnij się, że jest dobrze podłączona do firmowej sieci. Warto zadbać o to, aby sygnał Wi-Fi w miejscu, gdzie stoi maszyna, był mocny i stabilny. Jeśli korzystacie z sieciowych funkcji, nie ma nic bardziej frustrującego niż zrywanie połączenia w trakcie wysyłania skanów czy oczekiwanie na druk z powodu problemów z siecią.
Podsumowując, optymalne ustawienie kserokopiarki to połączenie funkcjonalności i ergonomii. Maszyna powinna być łatwo dostępna, ale nie przeszkadzać w pracy. Powinna mieć dość miejsca wokół siebie, żeby można było wygodnie z niej korzystać, wymieniać materiały eksploatacyjne czy przeprowadzać serwis kserokopiarki. Jeśli dodasz do tego odpowiednie podłączenie do sieci i prądu, oraz zadbasz o wentylację, twoje biuro będzie działało sprawnie, a pracownicy będą mieli kserokopiarkę tam, gdzie jej potrzebują – bez chaosu i frustracji.
