Zamierzasz zainwestować w kserokopiarkę w biurze? Pomożemy Ci w wyborze, ale nad pewnymi kwestiami musisz zastanowić się samodzielnie. Kupowanie kserokopiarki to trochę jak wybór samochodu.
Można postawić na malucha, który zmieści się wszędzie i działa bezproblemowo, albo na potężnego SUV-a, który poradzi sobie nawet z najbardziej wymagającymi zadaniami. Kluczowe jest określenie, jak intensywnie urządzenie będzie eksploatowane.
Spis treści:
Wielkość kserokopiarki: rozmiar ma znaczenie
Funkcje kserokopiarki, które robią różnicę
Koszty, które nie dają o sobie zapomnieć
Wielkość kserokopiarki: rozmiar ma znaczenie
Jeśli biuro codziennie produkuje stosy dokumentów, warto pomyśleć o modelu o dużej wydajności i sporej pojemności podajników papieru. W przeciwnym razie, pracownicy będą częściej uzupełniać kartki niż faktycznie pracować. Z kolei w mniejszym biurze, gdzie drukowanie i kopiowanie to raczej okazjonalna potrzeba, wystarczy kompaktowa maszyna, która nie zajmie połowy wolnej przestrzeni.
Funkcje kserokopiarki, które robią różnicę
Współczesne kserokopiarki to nie tylko kopiowanie i drukowanie, ale całe centrum dowodzenia dokumentami. Warto zwrócić uwagę na dodatkowe funkcje, które mogą realnie ułatwić życie. Automatyczne drukowanie dwustronne? Oszczędza papier. Skanowanie do maila? Koniec z bieganiną między urządzeniem a komputerem. Obsługa Wi-Fi? Wreszcie można drukować bez męczących kabli.
Jeśli biuro działa na dużą skalę, przyda się także możliwość zszywania czy dziurkowania dokumentów – zwłaszcza gdy trzeba przygotować raporty, które nie rozsypią się przy pierwszym użyciu. Wszystkie takie funkcje może zapewnić kserokopiarka Konica Mnolta. Wybierając takową, dobrze jest zastanowić się, które z tych funkcji rzeczywiście przydadzą się na co dzień, a które w Twojej firmie będą jednak zbędne.
Koszty, które nie dają o sobie zapomnieć
Cena zakupu to jedno, ale nie można zapomnieć o kosztach eksploatacji, które na szczęście są mniejsze, niż standardowego urządzenia nabiurkowego. Wydatkiem rzecz jasna są materiały eksploatacyjne, czyli toner i papier, a także serwis, który prędzej czy później stanie się koniecznością. Sugerujemy abonamentową umowę serwisowo-materiałową, dzięki której nie zostaniesz zaskoczony niespodziewanym kosztem.
Dlatego przed zakupem warto sprawdzić, ile kosztują zamienne tonery, jak często trzeba je wymieniać i czy urządzenie pozwala na korzystanie z zamienników. Równie istotne jest sprawdzenie, czy dany model ma dostępny serwis i części zamienne – lepiej unikać sprzętów, które w razie awarii trzeba będzie wysłać na drugi koniec świata. Na szczęście wybierając kserokopiarkę u nas nie grozi Ci taka sytuacja. Pamiętaj też, że nie musisz kupować kserokopiarki. Możesz ją na przykład wziąć w leasing.
Wybór kserokopiarki to decyzja, która powinna być przemyślana, bo od niej zależy komfort pracy w biurze (i wysokość firmowych rachunków). Jeśli urządzenie będzie dopasowane do realnych potrzeb, nie tylko ułatwi życie, ale i pozwoli uniknąć zbędnych wydatków. A to oznacza więcej czasu i pieniędzy na rzeczy, które naprawdę się liczą – na przykład na kawę, która, jak wiadomo, jest paliwem każdego biura.
